有时候你会需要将一封邮件发送给不同的人，但是每位收件人的邮件版本又所不同，所以你需要花费几个小时撰写每一封邮件。其实有更好的办法解决这个问题。这篇不长的文章将告诉你如何合并邮件，从而帮助你节省宝贵的时间。
1、点击开始邮件合并按钮，然后在下拉菜单中选择邮件合并分步向导。你可以根据任务面板中步骤说明完成邮件合并操作。
2、选择文档类型。这部分文档内容在不同版本邮件中将保持一致，例如回信地址和公司图标等。如果你该文档已经打开，你可以点击选择“使用当前文档”。否则，你可以选择“从模板开始”或“从现有文档开始”，然后再定位想要使用的模板或文档。
3、连接数据源。你想要合并到文档的信息将以数据源形式存储，这样你就可以在 Outlook 联系人或其他其他文件中使用。如果你还没有创建数据源，请选择“输入新列表”新建数据源。
4、使用复选框来选中你想要包含的记录。
5、向文档中添加域。你可以将“域”想象为每封邮件中有所区别的内容。例如它有可能是收件人地址。当然你也可以选择多个内容。这可以让你在数据文件中添加任何基于不同收件人信息。
6、预览并完成合并。你可以滚动浏览每个合并文档，确认其中没有错误。你还可以搜索特定收件人，删除某个收件人或者编辑收件人列表。确认合并文档内容无误后，点击下一步完成合并邮件。你可以打印、发送或保存在当前文件中。
小提示
你在第一次使用合并邮件功能时很容易出错。因此不必为第一次生成的邮件不完美而沮丧，你可以重新检查每个步骤后再次尝试。如果你在任务面板或工具菜单没有找到邮件合并按钮，可以点击信函与邮件，然后点击合并邮件按钮（在 Word 2002 中，点击合并邮件向向导按钮）。
